Je agent beantwoordt de mail die je klanten naar je eigen adres sturen. Waar hij zeker van is, verstuurt hij; de rest beantwoordt je team vanuit een ticket, met het concept van de agent.
Met e-mail als kanaal beantwoordt je agent de mail die je klanten naar je eigen adres sturen, zoals support@jouwbedrijf.nl. Je stuurt dat adres door naar een eigen adres van de agent. De agent verstuurt alleen een antwoord als hij er zeker van is; elke andere mail wordt een ticket voor je team, met het concept van de agent al in het antwoordvak. E-mail als kanaal hoort bij Studio en hoger.
Opmerking. E-mail als kanaal wordt getest en is nog niet voor elke werkruimte open. Waar het dat niet is, staat de kaart E-mail niet onder Kanalen van de agent.
Instellen
- Zet bij de agent, onder Kanalen, op de kaart E-mail, E-mail beantwoorden aan, vul Jouw adres in en druk op Opslaan.
- Onder Stuur je mail door naar verschijnt het eigen adres van de agent, dat met
mail-begint. Stuur je adres in de instellingen van je mailbox door naar dat adres, en bewaar een kopie in je eigen mailbox. - Stuur vanuit een andere mailbox een testmail naar je eigen adres, en zoek het gesprek onder Activiteit.
Hoe je doorstuurt, hangt af van je mailprovider:
- Gmail en Google Workspace: voeg het adres van de agent toe als doorstuuradres in de instellingen van Gmail, onder Doorsturen en POP/IMAP. Gmail stuurt eerst een bevestiging naar het adres van de agent. Die verschijnt op de kaart, onder Gmail vraagt je te bevestigen, met de code en een link om te bevestigen.
- Microsoft 365 en Outlook.com: een regel die elke mail doorstuurt. Microsoft 365 blokkeert doorsturen naar adressen buiten je organisatie tot een beheerder het toestaat, in het beleid voor uitgaande spam.
- Elke andere provider: doorsturen of omleiden naar het adres van de agent. Alleen jij en je provider hoeven het te kennen.
Wanneer de agent antwoordt
De agent verstuurt alleen zelf een antwoord als dit allemaal klopt:
- de mail slaagt voor DMARC: getoond is dat ze komt van het domein van het adres dat als afzender genoemd wordt, wat de meeste mailproviders regelen;
- de betrouwbaarheid van wat gevonden werd is minstens 70, en het controlemodel vindt het antwoord onderbouwd door je bronnen (Betrouwbaarheid en onderbouwing);
- de mail vraagt niet om een persoon;
- Elk antwoord nakijken staat uit.
Het antwoord gaat naar de afzender, onder het onderwerp en onder de mail van de afzender, zodat het mailprogramma het als antwoord toont. Het eindigt met een regel dat een AI-assistent van je merk het schreef en dat de lezer kan antwoorden om een persoon te vragen, in de taal van de mail, of in de eigen taal van de agent als de mail te weinig zegt om dat te bepalen. Het kost credits zoals een antwoord in de chat (Modellen en credits), en een concept dat niet verstuurd wordt ook.
Staat je adres op het geverifieerde maildomein van je werkruimte (Je eigen domein), dan wordt het antwoord verstuurd als je adres zelf. Anders wordt het in naam van je agent verstuurd vanaf ons adres, met jouw adres om op te antwoorden, zodat een antwoord in je mailbox aankomt en via het doorsturen weer bij de agent. De kaart zegt welke van de twee geldt.
De agent leest het nieuwe deel van een mail: de tekst boven de eerdere mail die erin geciteerd wordt, tot 4.000 tekens. Bijlagen worden niet gelezen.
Wanneer je team antwoordt
Elke andere mail wordt een ticket op de pagina Tickets van de agent: de agent was niet zeker, de mail vroeg om een persoon, niet te tonen was dat de afzender is wie die zegt te zijn, Elk antwoord nakijken staat aan, of er kon geen antwoord gemaakt worden, bijvoorbeeld omdat de werkruimte geen credits meer heeft. Wie over de tickets van de agent wordt ingelicht, hoort er ook van. De afzender krijgt geen bevestiging: die schreef naar je bedrijf en krijgt jouw antwoord.
Schreef de agent een concept, dan begint het antwoordvak van het ticket daarmee. Kijk het na, pas aan wat nodig is en verstuur: je antwoord gaat naar de afzender, onder de oorspronkelijke mail. Het concept blijft ook in het gesprek onder Activiteit staan, gemarkeerd als niet verstuurd.
Is een mail in een gesprek eenmaal een ticket geworden, dan gaan de latere mails in dat gesprek naar dat ticket en niet naar de agent: wie begonnen is met antwoorden, houdt het gesprek.
Wat nooit beantwoord wordt
- Mail die geen persoon schreef: afwezigheidsberichten, bounces, mailinglijsten.
- Mail van je eigen adres, en mail van het onze. Zo beantwoordt de agent nooit zijn eigen antwoorden.
- Mail zonder tekst, zoals een mail met alleen een bijlage.
- Meer dan 10 mails van één afzender aan één agent per dag, en meer dan 200 aan één agent per dag. De rest wordt niet beantwoord en niet bewaard.
- Mail die doorgestuurd wordt terwijl E-mail beantwoorden uit staat, of terwijl het abonnement van de werkruimte het niet bevat. Ook die wordt hier niet bewaard; je eigen mailbox heeft zijn kopie.
Via de API en de MCP-server
Het agent-object heeft emailChannel, met enabled, address en review, die PATCH /agents/{id} en update_agent van de MCP-server veranderen. Het eigen adres van de agent staat alleen in het dashboard: wie het heeft, kan de agent rechtstreeks mailen. Gesprekken per e-mail hebben het kanaal email, en from, het adres van de afzender (API-referentie).