Afspraken boeken met Calendly
Laat een bezoeker een telefoongesprek of een afspraak boeken zonder de chat te verlaten. Wat de agent doet, wat Calendly doet en wat er wordt vastgelegd.
Met een Calendly-link op de agent krijgt een bezoeker die een afspraak wil een boekingskaart in de chat, en kiest daar meteen een moment. Je agent biedt aan, Calendly boekt.
Koppelen
Open Integraties (in het hoofdmenu voor alle agents, of bij de agent zelf) en plak de link van de Calendly-pagina waarop bezoekers moeten boeken, bijvoorbeeld:
https://calendly.com/your-name/intro-call
- Eén link per agent. Kies een bepaald afspraaktype (in Calendly een "event type"), en niet alleen je profiel, als bezoekers bij één soort afspraak moeten uitkomen.
- Het moet een pagina op
calendly.comzijn, die begint methttps://. Calendly-pagina's op een eigen domein worden niet geaccepteerd. - Alles na een
?vervalt bij het opslaan. - Maak je het veld leeg, dan is de koppeling verbroken.
Op de badge naast het veld staat Gekoppeld zodra er een geldige link is opgeslagen. Verder heb je niets nodig: geen API-sleutel van Calendly, geen duurder abonnement bij ons.
Wat de bezoeker ziet
- De bezoeker zegt iets te willen boeken, plannen of een afspraak te willen maken. De agent heeft de instructie om dan je boekingspagina aan te bieden.
- Onder het bericht van de agent verschijnt een kaart, Plan een gesprek, met de knop Kies een moment.
- De knop opent je Calendly-pagina in de chat. De bezoeker wordt niet van je site weggestuurd. De pagina neemt je primaire kleur over.
- Na het boeken sluit het venster en staat er in het gesprek: "Ingepland. Calendly heeft de bevestiging naar je e-mail gestuurd."
Je kunt de link ook in het welkomstbericht zetten. Een regel waar de link in staat, wordt met dezelfde kaart getoond, zodat een bezoeker vanaf het begin met één klik kan boeken.
Alleen jouw link wordt een boekingskaart. Een ander Calendly-adres dat toevallig in een van je bronnen staat, blijft een gewone link.
Wie doet wat
| De agent | Herkent dat iemand een afspraak wil en biedt de kaart aan. Hij heeft de instructie om nooit beschikbaarheid, tijden of bevestigingen te verzinnen. |
| Calendly | Toont je vrije momenten, vraagt de naam en het e-mailadres van de bezoeker, maakt de boeking, stuurt de bevestiging en de herinneringen, en regelt verzetten en annuleren. |
| ChatterLab | Legt vast dat er een boeking is gemaakt. |
Wij zien nooit wie er heeft geboekt, of voor wanneer. Die gegevens gaan van de bezoeker naar Calendly en staan in je Calendly-account. Dat is met opzet: zo komen de persoonsgegevens van je bezoekers niet in de opgeslagen gesprekken terecht.
Wat er wordt vastgelegd
Na een boeking wordt de bevestigingsregel aan het gesprek toegevoegd, zodat je in Activiteit ziet welke gesprekken tot een afspraak hebben geleid. Het is een gewoon bericht: geen betrouwbaarheid, geen bronnen, geen credits. De boeking komt ook in het auditlog.
Eén uitzondering: een boeking vanuit het welkomstbericht, voordat de bezoeker iets heeft getypt, laat bij ons geen spoor na, omdat er dan nog geen gesprek is. In Calendly staat die boeking er gewoon.
Uitproberen
Boeken werkt in de Testomgeving. Vraag "Kan ik een gesprek inplannen?" en de kaart verschijnt. Een boeking die je daar afrondt, is een echte afspraak in je agenda. Annuleer die dus daarna.
Als de kaart niet verschijnt
- Controleer of op de badge Gekoppeld staat.
- De agent beslist wanneer hij de kaart aanbiedt. Is hij te terughoudend, zeg dat dan in de instructies: "Als iemand naar een demo, een offerte of een afspraak vraagt, bied dan de boekingspagina aan."
- De link wordt alleen een kaart als de agent hem ongewijzigd doorgeeft. Staat er in je instructies een ander Calendly-adres, haal dat dan weg en laat de link over aan de pagina Integraties.